YAZI İŞLERİ YÖNETMELİĞİ

T.C

BİGA  BELEDİYESİ

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

 KURULUŞ, GÖREV VE ÇALIŞMA ESASLARI YÖNETMELİK

BİRİNCİ BÖLÜM

 

Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar ve Temel İlkeler

            Amaç

           MADDE 1- (1) Bu Yönetmeliğin amacı; 03/07/2005 tarih ve 5393 sayılı Belediye Kanunu ve ilgili mevzuat çerçevesinde, Biga Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğü’nün görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

            Kapsam

            MADDE 2- (1) Bu Yönetmelik;  Biga Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğü´nün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.

            Dayanak

            MADDE 3- (1) Bu Yönetmelik 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 15 inci maddesinin (b) bendi ve  diğer ilgili mevzuata dayanılarak hazırlanmıştır.

            Tanımlar

            MADDE 4- (1)  Bu Yönetmeliğin uygulamasında;

            a)  Başkan: Biga Belediye Başkanını,

            b)  Başkan Yardımcısı: Biga Belediyesi Başkan Yardımcısını,

            c)  Başkanlık: Biga  Belediye Başkanlığını,

            ç)  Belediye: Biga Belediyesini,

            d)  Encümen: Biga  Belediye Encümenini,

            e)  Meclis: Biga  Belediye Meclisini,

            f)  Müdür: Biga Belediye Yazı İşleri Müdürünü,

            g)  Müdürlük: Biga Belediye Yazı İşleri Müdürlüğünü,

            ğ)  Personel: Biga Belediye Yazı İşleri Müdürlüğüne bağlı çalışanları,

 ifade eder.

            Temel ilkeler

            MADDE 5- (1) Biga  Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğü çalışmalarında;

            a)   Karar alma, uygulama ve eylemlerde şeffaflık,

            b)  Hizmetlerin temin ve sunumunda yerindelik ve ihtiyaca uygunluk,

            c)   Hesap verebilirlik,

            ç)   Kurum içi yönetimde ve ilçeyi ilgilendiren kararlarda katılımcılık,

            d)  Uygulamalarda adalet ve hizmette eşitlik,

            e)   Belediye kaynaklarının kullanımında etkinlik ve verimlilik,

            f)   Hizmetlerde geçici çözümler ve anlık kararlar yerine sürdürülebilirlik,

ilkelerini esas alır.

 

İKİNCİBÖLÜM

Kuruluş, İş İlişkileri, Personel ve Bağlılık

 

            Kuruluş

            MADDE 6- (1) Yazı İşleri Müdürlüğü; 5393 sayılı Belediye Kanunu´nun 48 inci maddesi  ve 22/04/2006  tarihli ve 26147 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren 2006/9809 sayılı kararı ile kabul edilen “Belediye ve Bağlı Kuruluşları İle Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlişkin Esaslar”  dahilinde, Belediyemiz Meclisinin 01/05/2007 tarih ve 2007/63 sayılı kararı ile oluşturulmuştur.

            (2) Müdürlüğün Teşkilat Yapısı

            1) Müdür

            2) Meclis Kalemi

            3) Encümen Kalemi

            4) Gelen-Giden Evrak Bürosu

            5) Anons Memurluğu

            6) Evlendirme Memurluğu

 

            İş ilişkileri

            MADDE 7-(1) Müdürlüğün Belediye içindeki ilişkileri aşağıdaki şekildedir;

            a)      Başkan ve Başkan Yardımcıları

            b)      Belediye Müdürlükleri

            (2) Müdürlüğün Belediye dışındaki ilişkileri aşağıdaki şekildedir;

            a)      İlgili Bakanlıklar, Kurumlar ve Kuruluşlar

            b)      Vatandaşlar

 

             Personel

            MADDE8- (1) Müdürlükte bir Müdür ile mer’i norm kadro mevzuatına uygun nitelik ve sayıda personel görev yapar.

           

            Bağlılık

           MADDE9-(1) Müdürlük, Başkana veya görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlıdır. Başkan, bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyle yürütür.

 

 

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Görev, Yetki ve Sorumluluklar

 

              Müdürlüğün görevleri

            MADDE10-(1)Müdürlük, mahalli müşterek nitelikte olmak şartıyla aşağıdaki görevleri yürütür:

            a)   Belediyeye gelen dilekçe ve evrakların kayıtlarını yaparak ilgili müdürlüklere sevk etmek, konu hakkında Başkan ve Başkan Yardımcılarına bilgi vermek,

            b)   Belediye Meclis çalışmaları ile ilgili iş ve işlemlerin yapılmasını sağlamak,

            c)   Belediye Encümen çalışmaları ile ilgili iş ve işlemlerin yapılmasını sağlamak,

            ç) Müdürlük bünyesindeki iş ve işlemlerin zamanında ve doğru olarak yerine getirilmesini ve mevzuat çerçevesinde yürütülmesini sağlamak,

            d) Bütçede Müdürlüğe verilen ödeneği verimli ve yerinde kullanmak,

            e) Nikah başvurularını almak, nikah akitlerinin gerçekleşmesi için gerekli tüm işlemleri yapmak,

            f) Yazı İşleri Müdürlüğü’ nün diğer Müdürlükler ile koordinasyonunu sağlamak,

 

            Müdürün görev, yetki ve sorumlulukları

           MADDE 11- (1)Başkanlığın amaçları, prensip ve politikaları ile ilgili mevzuat ve Başkanın belirleyeceği esaslar çerçevesinde, Belediye sınırları içerisinde aşağıdaki görevleri yürütür:

            a)   Başkanın ve/veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının gözetimi ve denetimi altında, mer´i mevzuat gereği Müdürlüğün sevk ve idaresini, organize edilmesini, kadrolar arasında görevlerin dağıtılmasını, iş ve işlemlerin yeniden tanzimine ilişkin dâhili düzenlemeleri yapmak,

            b)  Kanunlar gereği ilgili dosya ve belgelerin düzenli arşivlenmesini sağlamak,

            c)   Müdürlük ile ilgili hizmet içi eğitim çalışması yapmak ve ilgili müdürlük ile yıllık eğitim çalışmasını programlamak,

            ç)   Başkanlık Makamından alacağı emirleri müdürlük personeline iletmek ve uygulanmasını izlemek,

            d)  Meclis, Encümen ve Başkanlıkla ilgili her türlü yazışmaların, evrak kayıtlarının, kararların ve duyuruların yapılmasını ve gerekli Müdürlüklere gönderilmesini sağlamak,

            e)   Belediyeye gelen her türlü evrakın kayıtlarının yapılmasını, ilgili Müdürlüklere sevk edilmesini sağlamak, konu hakkında Başkan ve Başkan Yardımcılarına bilgi vermek,

            f)   Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için, yapılan işlemlerle ilgili her türlü kaydın tutulmasını, gerekli belgelerin düzenlenmesini ve takibini, önemli olan evrakın muhafaza edilmesini, bu konulardaki mevzuat ve usullere göre hareket edilmesini ve önemini kaybeden evrakın kabul edilmiş usullere göre imha edilmesini sağlamak,

            g)  Başkanlığa ilişkin bilgilerin dışarı sızmaması hususunda azami itinayı ve dikkati göstermek,

            ğ)  Belediyenin amaç ve hedefleriyle değişen fırsatlar arasındaki uyumun korunması ve yönetilmesine destek vermek,

            h)  Belediyenin Stratejik Planı çerçevesinde faaliyetlerini yürütmek,

            ı)   Müdürlük personelinin performans durumunu izlemek, gerekli değerlendirmeleri yapmak, varsa ceza ve mükâfat için üst makamlara teklifte bulunmak,

            i)  Personelinin disiplin işlerini yapıp onaylamak,

            j)  Birim arşivinin her türlü kontrol, muhafaza ve denetimini yapmak,

            k)  Müdürlüğün demirbaş, kırtasiye, araç ve gereçlerinin alınması, korunması, genel bakım ve onarımlarının yaptırılması ve diğer büro hizmetlerinin yürütülmesini sağlamak,

            (2) Müdür, 10 uncu maddede belirtilen görevlerin yerine getirilmesini sağlamakla yükümlü olup, Başkanlık Makamı ile Başkanın görevlendirdiği Başkan Yardımcısına karşı sorumludur.

            Meclis Kaleminin görev, yetki ve sorumlulukları

            MADDE 12- (1)  Meclis Kaleminin görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır:

            a) Belediye Meclisinin aylık toplantılarında görüşülmek üzere,  Belediye birimlerinden gelen ve Başkan tarafından meclise havalesi yapılan teklif yazılarının düzenlenerek meclis gündeminin oluşturulmasını sağlamak,

            b) Toplantı gündemi, saati ve toplantı yerinin neresi olduğunu, Belediye yayın vasıtalarını kullanarak kamuoyunun bilgilendirilmesini sağlamak,

            c) Meclis toplantı gündeminin yasal süresi içerisinde üyelere ulaştırılmasını sağlamak,

            ç) Meclis toplantılarına katılmak, toplantı gündem maddelerinin görüşülmesi esnasında tutulan CD  kayıtlarını  çözerek tutanağını hazırlamak,

            d) Meclis kararlarını yazmak, yazılan ve imzası tamamlanan Meclis Kararlarını Kaymakamlığa onaylatmak,

            e) Kaymakamlıkça onaylanan Meclis Kararlarının ilgili müdürlüklere gecikmeden gönderilmesini sağlamak,

            f) Meclisten komisyonlara gönderilen konuların komisyonlardaki seyrinin takip edilerek hazırlanan raporun meclise sunulmasını sağlamak,

            g) Belediye Meclisinin çalışmalarında Belediye Meclisi Yönetmeliği başta olmak üzere, diğer mevzuatın uygulanmasını sağlamak,

            ğ) Meclis üyelerinin huzur haklarının puantajını yapmak ve ilgili birime göndermek,

            h) Meclis kararlarının usulüne uygun olarak ilan edilmesini sağlamak,

 

            Encümen  Kaleminin görev, yetki ve sorumlulukları

            MADDE 13- (1)  Encümen Kaleminin görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır:

            a) Encümende görüşülmek üzere birimlerden encümene havaleli olarak gelen evrakların incelenerek varsa eksiliklerinin ilgili birime bildirerek tamamlatılmasını sağlamak,

            b) Encümene havale edilen yazıların kayda alınarak encümen toplantı gündeminin oluşturulmasını sağlamak,

            c) Gündemin encümen üyelerine teslim edilmesini sağlamak,

            ç) Encümen toplantılarına katılmak bir önceki toplantıda görüşülen kararların Encümen üyelerinin imzalanmasını sağlamak,

            d) Encümene havale edilmiş olan evrakın kayıt sırasına göre Encümen Karar Özetleri Defterine yazılması ve üyelere imzalatılmasını sağlamak,

            e) Encümen kararlarının dayanakları ve yasal gerekçelerinin gösterilerek, anlaşılır bir şekilde yazılarak encümen üyelerine imzalatılmasını sağlamak,

            f) Encümen kararlarını çoğaltmak ve ilgili birimlere zimmetle verilmesini sağlamak,

            g) Encümen kararlarının arşivlenmesi ve istenildiğinde ilgililere arşiv evrakı olarak sunulmasını sağlamak,

            ğ ) 2886 sayılı Devlet İhale  Kanunu çerçevesinde yapılan ihalelerde; Encümen İhale Komisyonu sıfatı ile toplandığından, bu konuda alınacak karar ve tutulacak bahis konusu kanun hükümlerine göre düzenlenmesi, alınan kararın encümen karar defterine yazılmasını sağlamak,

h) Encümen üyelerinin huzur haklarının  puantajını yapmak ve ilgili birime göndermek,

 

            Gelen-Giden Evrak Bürosunun  görev, yetki ve sorumlulukları

            MADDE 14- (1) Gelen-Giden Evrak Bürosunun görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır:

            a) Cumhurbaşkanlığı  İletişim Merkezinden e-posta yolu ile gelen şikâyetleri kabul etmek ve ilgili birimlere havalesini yapmak,

            b) Gerekli bilgi ve belgeleri toplayarak en geç on beş gün içerisinde sisteme ve şikâyet sahibine bilgi vermek,

            c) Belediyeye, kurum ve kuruluşlardan veya kişilerden gelen resmi evrakları bilgisayar ortamında Gelen Evrak Girişine kaydetmek, ilgili müdürlüklere zimmet karşılığı vermek,

            ç) Cevaplanan tüm evrakların  KEP  ile gönderimini sağlamak,

            d) Müdür tarafından tevdi edilen görevleri tam ve noksansız olarak zamanında yapmak,

            e) Belediyeye kişilerden gelen talep ve şikâyetleri bilgisayar ortamında EBYS’ ne  kaydetmek, ilgili müdürlüklere havalesini yapmak,

            f)Arşivde saklanan belgelerin standart dosya planına göre dosyalanıp ve arşiv sistemine göre korunmasını sağlamak,

            g)  Belediye hoparlörü yayınlarını yapmak,

            ğ) Resmi hoparlör yayınları ile ilgili ilan tutanaklarını hazırlatmak, ilgili kurumlara gönderilmesini sağlamak,

            Evlendirme Memurluğunun görev, yetki ve sorumlulukları

            MADDE 15- (1) Evlendirme Memurluğunun görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır;    a)Evlendirme Memurluğu’ na yapılan usulüne uygun başvuruları kanunlar dahilinde kabul etmek, 

            b)Evlendirme dosyasının hazırlanmasını koordine etmek,

            c)Evlenme Defterine kayıt işlemini yapmak, nikah akdi için gün vermek,

            ç) Belirlenen nikah gününde nikah akdini yapmak,

            d)Evlenen çiftler için evlenme cüzdanını hazırlamak,

            e)Evlenme akdinin İl Nüfus Müdürlüğü’ ne bildirilmesi ve aile kütüklerine tescil edilmesini sağlamak,

            f) Evlenme ile ilgili kayıtların tutulmasını arşivlenmesini sağlamak,

 

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Planlama ve Koordinasyon

            Planlama

            MADDE 16- (1) Müdürlükteki iş ve işlemler, Stratejik Plana bağlı kalınarak yıllık plan doğrultusunda yürütülür.

 

             Koordinasyon

           MADDE 17-(1) Personel arasındaki işbirliği ve koordinasyon, Müdür tarafından sağlanır.

(2)  Müdürlüğün yazışmaları Başkanın veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür. Müdürlüğün, Belediyenin diğer birimleriyle olan yazışmaları Müdürün imzası ile de yürütülebilir. İmza yetkisi devri hükümleri bu fıkradan istisnadır.

 

 

BEŞİNCİ BÖLÜM

Ortak Hükümler

 

             Genel sorumluluklar

            MADDE 18- (1) Müdürlükte görev yapan personeller: 

            a) Görevlerini mevzuata uygun olarak yerine getirirler,

            b)Müdürlüğün faaliyet alanına giren görevleri en kısa zamanda ve tam olarak yerine getirir,

            c)Hiçbir fark gözetmeden her vatandaşa eşit davranır,

            ç)Beceri ve mesleki bilgi açısından kendini geliştirir, bu amaçlı etkinliklere istekli olarak katılır,

            d)Bulunduğu pozisyonun gerektirdiği vasıfları kazanmak için gerekli çabayı ortaya koyar,

            e) İş bölüşümü esasları dahilinde, eş düzey ve diğer pozisyonlarla koordinasyon içerisinde çalışır.

            f) Verilen işi öngörülen bütçe sınırları içerisinde kalarak en az maliyetle yerine getirir,

            g)  Kendisinin verimli ve etkin çalışmasına yardım edecek bütün konularda bilgisini devamlı artırır,

            ğ)  Faaliyeti için amirince talep edilen veya faydalı gördüğü bütün raporları eksiksiz hazırlar,

            h)  Verilen direktife uygun iş ve işlemleri gerçekleştirir,

            ı)   Yaptığı işle ilgili evrak ve bilgileri sürekli kontrol eder.

 

ALTINCI BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

 

            Yönetmelikte hüküm bulunmayan haller

            MADDE19- (1) Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.

 

             Yürürlük

            MADDE20-(1) Bu Yönetmelik hükümleri; 5393sayılı Kanunun 18 inci maddesinin  (m) bendi gereği, Biga Belediye Meclisinin onayından sonra Belediye ilan tahtası ve Belediyemiz WEB Sitesinde yayınlandıktan sonra  yürürlüğe girer.

             Yürütme

             MADDE 21- (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Biga  Belediye Başkanı yürütür.